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Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) im B2B Software-Unternehmen

Festanstellung, Vollzeit · Berlin
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Deine Aufgaben
Zertificon entwickelt Software für E-Mail-Verschlüsselung. Damit schützen wir täglich Millionen von Geschäftsmails. Unsere Produkte werden von Unternehmen und Organisationen eingesetzt, die auch Teil deines Lebens sind, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen, Einzelhandel, Bankwesen und in der öffentlichen Verwaltung. Im Energiesektor sorgen wir dafür, dass AS4-Nachrichten sicher übertragen werden. So tragen wir dazu bei, dass das Netz stabil bleibt und deine Geräte rund um die Uhr zuverlässig mit Strom versorgt werden.
Mit 20 Jahren Erfahrung am Markt ist Zertificon ein etabliertes Unternehmen in der IT-Sicherheit. Wir sind stolz darauf, unabhängig von Investoren und inhabergeführt zu sein. Unser Team ist international: Über 100 Mitarbeitende aus mehr als 30 Ländern arbeiten gemeinsam daran, die digitale Kommunikation in Unternehmen sicher zu machen.

Als kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) kümmerst du dich um alles, was nach dem Kauf unserer Software passiert: vom Auftragsmanagement über das Onboarding bis zur Optimierung der After-Sales-Prozesse. Mit deiner Arbeit hältst du Sales den Rücken frei. 
  • Von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung: Du bearbeitest Kundenaufträge und sorgst dafür, dass nach dem Verkauf alles reibungslos läuft
  • Erstelle und versende Dokumente wie Verträge, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
  • Bearbeite Rechnungen für digitale Zertifikate von unseren Trustcenter-Partnern
  • Für Kunden, Partner und Lieferanten bist du die erste Ansprechperson bei Fragen rund um Aufträge
  • Du unterstützt im Customer Success, zum Beispiel mit Follow-up-Anrufen bei Bestandskunden
  • Koordiniere Schulungstermine für Kunden und Partner, damit sie unsere Lösungen bestmöglich nutzen können
  • Pflege Kundendaten in SugarCRM, damit wir jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen können
Dein Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise im IT- oder Softwaresektor
  • Sicherer Umgang mit MS Office oder LibreOffice
  • Idealerweise erste Erfahrung mit ERP- und CRM-Software (z.B. SugarCRM)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
Du hast das Gefühl, nicht alle Qualifikationen zu erfüllen? Bewirb Dich trotzdem, wenn Du die Aufgaben spannend findest. Wir möchten Dich kennenlernen.
Bitte beachte, dass wir nur PDF-Dateien als Anhänge für die Bewerbung akzeptieren können. Andere Formate werden nicht gesichtet. Wir danken für Dein Verständnis. 
Wir bieten
  • Flexible Arbeitszeiten und Home-Office möglich
  • Mobilität: Kostenloses Deutschlandticket, Job-Rad-Leasing oder Parking
  • Zuschüsse für Essen (z.B. Lieferando) und Internet im Home-Office
  • Vorteile im Büro: Dachterrassen & grüner Innenhof, Bio-Obst und -Getränke, Paketannahme
  • Get together: Pizzafriday im Office, regelmäßige Teamevents, große Sommerparty 
  • Verantwortungsvolle Führung: Onboarding, regelmäßige Feedbackgespräche und transparente Quartalsziele. 
  • Innovativ ohne Startup-Risiko: Wir sind unabhängig von Investoren und unser Geschäftsmodell ist seit 2004 profitabel – doch darauf ruhen wir uns nicht aus und verfolgen weiterhin große Pläne
  • Sinnvolle Tätigkeit in der IT-Sicherheit und die Möglichkeit an großen Herausforderungen unserer Zeit zu arbeiten
  • Großes Marktpotenzial weltweit
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Über uns

Warum Zertificon?

Als Berliner Hightech-Unternehmen ist Zertificon seit 20 Jahren am Markt. IT-Security ist ein Wachstumsmarkt mit einer langfristigen Prognose für Stabilität. Wir bieten spannende Aufgabenbereiche und alles, was ein Softwareunternehmen am Standort Berlin ausmacht: flexible Arbeitszeiten, beste Konditionen und Entwicklungsperspektiven sowie ein kompetentes, agiles Team, das am Erfolg beteiligt ist.
Your tasks
At Zertificon, we build email encryption software that protects millions of emails every day. Our products are used by businesses and organizations that are part of your everyday life – healthcare, retail, banking, and government. Our solution for the energy industry secures AS4 messages, helping keep the grid stable and your phone charged at all times.
With 20 years of expertise in the market, Zertificon is a well-established name in IT security. We’re proud to be independent of investors and owner-managed, with a diverse team of 100 people from over 30 nationalities.

As a Back Office Assistant, you handle what comes with after a new subscription. You support operations after the sale – from order processing to customer onboarding. You also help optimize processes to ensure workflows run smoothly for everyone. Your colleagues in Sales rely on you to keep orders on track so they can focus on selling.
  • Manage and process customer orders from confirmation to invoicing, ensuring a seamless post-sales workflow
  • Create and send key documents, including contracts, order confirmations, and invoices
  • Process invoices for digital certificates from certificate authorities
  • Be the first point of contact for customers, partners, and suppliers regarding questions or issues related to orders
  • Support customer success initiatives, such as follow-up calls with existing customers to ensure their satisfaction
  • Coordinate training sessions for customers and partners, helping them get the best value from our products
  • Maintain and update customer data in SugarCRM to ensure all information is accurate and readily available
Your profile
  • Successfully completed training as a management assistant for office communication or similar qualification
  • At least 2 years of professional experience in a similar position, ideally in the IT or software sector
  • Confident use of MS Office or LibreOffice
  • Ideally first experience with ERP and CRM software (e.g. SugarCRM)
  • Very good German skills (C1) and good English skills (B2)
Don't think you meet all the qualifications? Apply anyway if you find the tasks exciting. We would like to get to know you.
Please note, that we can accept only PDF as attachments to the application. Other formats will not be screened. Thank you for your understanding. 
We offer
  • Flexible working hours and home office possible
  • Mobility: free Germany ticket, job bike leasing or car parking
  • Allowances for food (e.g. Lieferando) and internet in the home office
  • Benefits in the office: Roof terraces & green courtyard, organic fruit and drinks, parcel acceptance
  • Get-together: pizza Friday in the office, regular team events, big summer party
  • Responsible leadership: onboarding, regular feedback meetings and transparent quarterly targets
  • Innovative without start-up risk: We are independent of investors and our business model has been profitable since 2004 – but we are not resting on our laurels and continue to pursue big plans
  • Meaningful work in IT security and the opportunity to work on the major challenges of our time
  • Great market potential worldwide
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About us

Why Zertificon?

As a Berlin-based high-tech company, Zertificon is constantly growing. IT security is a growth market with a long-term forecast for stability. We offer exciting areas of responsibility and everything that makes a software company in Berlin special: flexible working hours, good conditions and development prospects as well as a competent, agile team that is involved in our success.
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