Office Manager (m/w/d) in einem etabliertem Software Unternehmen

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

Untertitel

Zertificon Solutions – Software-Hersteller seit 2004. – Wir sind IT-Security-Spezialisten: Unsere Produkte verschlüsseln die Kommunikation von Unternehmen. Mehr als 25% der 100 umsatzstärksten deutschen Unternehmen sowie hunderte Mittelständler aller Branchen nutzen bereits unsere Z1 Verschlüsselungslösungen. Wir haben noch viel mehr vor und wachsen beständig. Fast 120 Mitarbeiter arbeiten bereits bei uns in Neukölln. Komm in unser professionelles, hoch qualifiziertes Team: Nimm die Herausforderungen an, teile Dein Wissen, lerne dazu und entdecke Dein Potenzial!

Deine Aufgaben

Als zentrale Anlaufstelle am Empfang nimmst Du Anfragen persönlich, per Telefon, E-Mail oder Post entgegen und beantwortest diese selbst oder weist sie den Fachabteilungen zu
Du bist für den Einkauf und die Rechnungsverwaltung zuständig und sorgst dafür, dass die nötigen Daten in der Finanzbuchhaltung ankommen
Für verschiedene Aufgaben und Projekte vergibst Du Aufträge an Dienstleister und koordinierst Termine
Deine Expertise ist auch bei Aufgaben wie Veranstaltungsorganisation, Reisebuchungen, Prozessoptimierung oder Recherchen gefragt
Dabei behältst du jederzeit den Überblick über alle Prozesse und kannst Auskunft zu Ablage, Inventar und laufenden Projekten geben

Dein Profil

Du hast Erfahrung im Office Management einschließlich der Unterstützung im Rechnungswesen
Du bist sicher im Umgang mit Office-Anwendungen, idealerweise auch mit Prozess-Tools wie JIRA oder YouTrack
Als echtes Organisationstalent strukturierst Du Projekte mit Leichtigkeit – stets lösungs-, kunden- und budgetorientiert
Deine transparente Arbeitsweise ermöglicht es Teamkollegen, jederzeit einzuspringen, um Projekte zu unterstützen
Mit deiner Hands-on-Mentalität führst du Projekte zeitnah zum Abschluss
Nice to have: Kenntnisse im Personalwesen, Facility Management oder in der Assistenz
In unserem international geprägten Team sind Sprachkenntnisse in Deutsch (mindestens C1) und Englisch (B2) gefragt

Wir bieten

Flexible Arbeitszeiten und Home-Office möglich
Mobilität: Kostenloses Deutschlandticket, Job-Rad-Leasing oder Parking
Zuschüsse für Essen (z.B. Lieferando) und Internet im Home-Office
Vorteile im Büro: Dachterrassen & grüner Innenhof, Bio-Obst und -Getränke, Paketannahme
Get together: Pizzafriday im Office, regelmäßige Teamevents, große Sommerparty

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Über uns

Warum Zertificon?

Zertificon steht für securing digital business. Wir entwickeln IT-Sicherheitslösungen "Made in Germany", denen Unternehmen vertrauen – und die sie gern nutzen.

Unabhängig & überzeugt: Seit über 20 Jahren entwickeln wir sichere Kommunikationslösungen – eigentümergeführt, nachhaltig wachsend und mit Haltung
Sicherheit mit Sinn: Wir glauben an die Freiheit digitaler Kommunikation. Wenn du findest, dass Edward Snowden als Whistleblower das Richtige getan hat, teilen wir vielleicht dieselben Werte. Als Zeichen unserer Überzeugung spenden wir nach bestandener Probezeit 1.000 € an eine Organisation, die Edward Snowden unterstützt – sofern du ihn in deiner Bewerbung erwähnt hast
Exzellenz durch Praxis: Wir nehmen komplexe Herausforderungen an – weil wir es können. Unsere internen Expert:innen gehören zu den Besten – selbst externe Spezialisten lernen oft bei uns dazu. Wenn wir das beste Ergebnis wollen, machen wir es selbst
Agil aus Überzeugung: Wir denken schnell, handeln pragmatisch und verbessern uns kontinuierlich. Keine aufgeblähten Prozesse, kein „weil wir es immer schon so gemacht haben“. Initiative ist willkommen – natürlich wird auch diese hinterfragt und nicht jede fixe Idee kommt durch
Sicherheit, die genutzt wird: Wir bauen Software, die nicht nur sicher ist, sondern auch nutzbar – nicht nur für Großunternehmen mit Teams von IT-Sicherheitsspezialisten, sondern auch für kleine und mittlere Betriebe, die starke Sicherheit ohne Komplexität brauchen
Vielfalt mit Fokus: Unser Team aus 120 Mitarbeitenden und über 30 Nationalitäten arbeitet gemeinsam daran, sichere digitale Kommunikation für Unternehmen jeder Größe einfach zugänglich zu machen

Du fühlst dich angesprochen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.