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Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) im B2B Software-Unternehmen

Permanent employee, Full-time · Berlin
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Untertitel
Zertificon Solutions – Software-Hersteller seit 2004. – Wir sind IT-Security-Spezialisten: Unsere Produkte verschlüsseln die Kommunikation von Unternehmen. Mehr als 25% der 100 umsatzstärksten deutschen Unternehmen sowie hunderte Mittelständler aller Branchen nutzen bereits unsere Z1 Verschlüsselungslösungen. Wir haben noch viel mehr vor und wachsen beständig. Fast 120 Mitarbeiter arbeiten bereits bei uns in Neukölln. Komm in unser professionelles, hoch qualifiziertes Team: Nimm die Herausforderungen an, teile Dein Wissen, lerne dazu und entdecke Dein Potenzial!
Deine Aufgaben
Als kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) kümmerst du dich um alles, was nach dem Kauf unserer Software passiert: vom Auftragsmanagement über das Onboarding bis zur Optimierung der After-Sales-Prozesse. Mit deiner Arbeit hältst du Sales den Rücken frei. 

  • Von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung: Du bearbeitest Kundenaufträge und sorgst dafür, dass nach dem Verkauf alles reibungslos läuft
  • Erstelle und versende Dokumente wie Verträge, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
  • Bearbeite Rechnungen für digitale Zertifikate von unseren Trustcenter-Partnern
  • Für Kunden, Partner und Lieferanten bist du die erste Ansprechperson bei Fragen rund um Aufträge
  • Du unterstützt im Customer Success, zum Beispiel mit Follow-up-Anrufen bei Bestandskunden
  • Koordiniere Schulungstermine für Kunden und Partner, damit sie unsere Lösungen bestmöglich nutzen können
  • Pflege Kundendaten in SugarCRM, damit wir jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen können
Dein Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise im IT- oder Softwaresektor
  • Sicherer Umgang mit MS Office oder LibreOffice
  • Idealerweise erste Erfahrung mit ERP- und CRM-Software (z.B. SugarCRM)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
Wir bieten
  • Flexible Arbeitszeiten und Home-Office möglich
  • Mobilität: Kostenloses Deutschlandticket, Job-Rad-Leasing oder Parking
  • Zuschüsse für Essen (z.B. Lieferando) und Internet im Home-Office
  • Vorteile im Büro: Dachterrassen & grüner Innenhof, Bio-Obst und -Getränke, Paketannahme
  • Get together: Pizzafriday im Office, regelmäßige Teamevents, große Sommerparty 
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Über uns
Warum Zertificon?

Zertificon steht für securing digital business. Wir entwickeln IT-Sicherheitslösungen "Made in Germany", denen Unternehmen vertrauen – und die sie gern nutzen.

  • Unabhängig & überzeugt: Seit über 20 Jahren entwickeln wir sichere Kommunikationslösungen – eigentümergeführt, nachhaltig wachsend und mit Haltung
  • Sicherheit mit Sinn: Wir glauben an die Freiheit digitaler Kommunikation. Wenn du findest, dass Edward Snowden als Whistleblower das Richtige getan hat, teilen wir vielleicht dieselben Werte. Als Zeichen unserer Überzeugung spenden wir nach bestandener Probezeit 1.000 € an eine Organisation, die Edward Snowden unterstützt – sofern du ihn in deiner Bewerbung erwähnt hast
  • Exzellenz durch Praxis: Wir nehmen komplexe Herausforderungen an – weil wir es können. Unsere internen Expert:innen gehören zu den Besten – selbst externe Spezialisten lernen oft bei uns dazu. Wenn wir das beste Ergebnis wollen, machen wir es selbst
  • Agil aus Überzeugung: Wir denken schnell, handeln pragmatisch und verbessern uns kontinuierlich. Keine aufgeblähten Prozesse, kein „weil wir es immer schon so gemacht haben“. Initiative ist willkommen – natürlich wird auch diese hinterfragt und nicht jede fixe Idee kommt durch
  • Sicherheit, die genutzt wird: Wir bauen Software, die nicht nur sicher ist, sondern auch nutzbar – nicht nur für Großunternehmen mit Teams von IT-Sicherheitsspezialisten, sondern auch für kleine und mittlere Betriebe, die starke Sicherheit ohne Komplexität brauchen
  • Vielfalt mit Fokus: Unser Team aus 120 Mitarbeitenden und über 30 Nationalitäten arbeitet gemeinsam daran, sichere digitale Kommunikation für Unternehmen jeder Größe einfach zugänglich zu machen

Du fühlst dich angesprochen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Untertitel
Zertificon Solutions – Software Manufacturer since 2004.
We are IT security specialists: our products encrypt business communications. More than 25% of the 100 highest-revenue companies in Germany, as well as hundreds of medium-sized enterprises across all industries, already use our Z1 encryption solutions. We have big plans and continue to grow steadily. Nearly 120 employees are already working with us in Neukölln. Join our professional, highly qualified team: take on challenges, share your knowledge, learn new things, and discover your potential!
Your tasks
As a Back Office Assistant, you handle what comes with after a new subscription. You support operations after the sale – from order processing to customer onboarding. You also help optimize processes to ensure workflows run smoothly for everyone. Your colleagues in Sales rely on you to keep orders on track so they can focus on selling.

  • Manage and process customer orders from confirmation to invoicing, ensuring a seamless post-sales workflow
  • Create and send key documents, including contracts, order confirmations, and invoices
  • Process invoices for digital certificates from certificate authorities
  • Be the first point of contact for customers, partners, and suppliers regarding questions or issues related to orders
  • Support customer success initiatives, such as follow-up calls with existing customers to ensure their satisfaction
  • Coordinate training sessions for customers and partners, helping them get the best value from our products
  • Maintain and update customer data in SugarCRM to ensure all information is accurate and readily available
Your profile
  • Successfully completed training as a management assistant for office communication or similar qualification
  • At least 2 years of professional experience in a similar position, ideally in the IT or software sector
  • Confident use of MS Office or LibreOffice
  • Ideally first experience with ERP and CRM software (e.g. SugarCRM)
  • Very good German skills (C1) and good English skills (B2)
We offer
  • Flexible working hours and home office possible
  • Mobility: free Germany ticket, job bike leasing or car parking
  • Allowances for food (e.g. Lieferando) and internet in the home office
  • Benefits in the office: Roof terraces & green courtyard, organic fruit and drinks, parcel acceptance
  • Get-together: pizza Friday in the office, regular team events, big summer party
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About us
Why Zertificon?

Zertificon stands for securing digital business. We develop trusted IT security solutions "Made in Germany" – built for businesses that value both protection and usability.

  • Independent & committed: For over 20 years, we’ve built secure communication tools – as an owner-managed company with a clear stance
  • Purpose-driven: We believe that digital communication must be secure and free. If you think Edward Snowden did the right thing as a whistleblower, we might just share the same values. As a sign of our support, we donate €1,000 to an organization that supports Edward Snowden for every new hire who mentions him in their application
  • Hands-on excellence: We take on complex challenges because we can. Our in-house experts are top-tier – even external specialists often learn from us. When we want the best, we build it ourselves
  • Agile by conviction: We think fast, act pragmatically, and improve continuously. No bloated processes, no “that’s just how it’s always been done.” Initiative is welcome – but of course, it will be challenged, and not every idea will make it through unchallenged
  • Security that works: We build software that’s not only secure, but actually usable – not just for large enterprises with dedicated highly skilled IT teams, but also for small and mid-sized businesses that need strong security without the complexity
  • Diverse & international: Our team of 120 people from 30+ countries shares one mission: making secure digital communication easily accessible to businesses of all sizes

If that resonates with you, we’d love to hear from you.
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